Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Psyncronia es una plataforma de propiedad de GENIALISIS S.A.S., sociedad colombiana que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales en los términos de esta política.

2. Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que los modifiquen o complementen.

Aplica a todos los datos personales que GENIALISIS S.A.S. recoge, almacena, usa, circula o suprime a través del sitio web psyncronia.com, de la plataforma Psyncronia y de sus canales de atención, ya sea como responsable o como encargado del tratamiento.

3. Definiciones

• Titular, la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal, cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible, el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud, incluida la salud mental.
• Responsable del tratamiento, quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento, quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Autorización, el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Cliente, el psicólogo, consultorio, coach, academia, empresa o reclutador que contrata la plataforma Psyncronia.
• Persona atendida, el paciente, cliente de coaching, jugador o candidato cuyos datos registra un cliente en la plataforma.

4. Nuestro papel frente a cada dato

GENIALISIS S.A.S. actúa como responsable de los datos de sus clientes, de los usuarios que estos crean en la plataforma, de las personas que nos contactan por el sitio web, el correo o WhatsApp, y de los registros técnicos de uso.

Frente a los datos de las personas atendidas, el responsable es el cliente que las registra o les envía una prueba, un cuestionario o una invitación, y GENIALISIS S.A.S. actúa como encargado. En ese caso tratamos los datos solo para prestar el servicio al cliente y siguiendo sus instrucciones, y es el cliente quien debe obtener la autorización de los titulares y atender sus solicitudes. Si una persona atendida nos escribe directamente, trasladaremos su solicitud al cliente responsable y la apoyaremos en lo que nos corresponda.

5. Datos que tratamos

De los clientes y sus usuarios. Nombre o razón social, documento o NIT, datos de contacto, cargo o profesión, usuario de acceso, datos de facturación y la información de configuración de su cuenta.

De las personas atendidas, según la línea de trabajo y lo que configure cada cliente.

• Datos de identificación y contacto, como nombre, documento, correo y teléfono.
• Respuestas a pruebas psicológicas y sus resultados, y el análisis del especialista.
• Respuestas a cuestionarios de selección, información laboral, disponibilidad y expectativa salarial de los candidatos, y el estado de cada etapa del proceso.
• Metas, planes de entrenamiento, avances, estadísticas de juego, agenda de clases o citas, y registro de pagos y sesiones.
• Los mensajes intercambiados por correo o WhatsApp a través de la plataforma.

De quienes visitan el sitio o nos contactan. Los datos que nos compartan al escribirnos y los registros técnicos básicos, como la dirección IP, el navegador y la fecha de acceso.

6. Datos sensibles

Los resultados de las pruebas psicológicas y la información sobre salud mental son datos sensibles. Por eso, antes de responder cualquier prueba, la plataforma muestra un consentimiento informado que la persona debe aceptar de forma expresa, y le informa que no está obligada a responder preguntas sobre datos sensibles.

Estos datos solo pueden ser consultados por los usuarios autorizados del cliente responsable. GENIALISIS S.A.S. no los usa para fines propios, no los vende ni los comparte con terceros para fines comerciales.

7. Niños, niñas y adolescentes

Algunas líneas de la plataforma, como el coaching de jugadores de esports, pueden incluir a menores de edad. Su tratamiento respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y requiere la autorización de su representante legal, que debe obtener el cliente responsable. Siempre que sea posible, se tendrá en cuenta la opinión del menor según su madurez y grado de entendimiento.

8. Finalidades

Como responsable, GENIALISIS S.A.S. trata los datos para las siguientes finalidades.

• Prestar, mantener, dar soporte y mejorar la plataforma Psyncronia.
• Crear y administrar las cuentas y los usuarios de los clientes.
• Atender solicitudes de información y agendar demostraciones.
• Facturar y cobrar el servicio, y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Enviar comunicaciones sobre el servicio, cambios, novedades y mantenimientos.
• Proteger la seguridad de la plataforma y prevenir usos indebidos.
• Elaborar estadísticas internas de uso con información agregada o anonimizada.

Como encargado, tratamos los datos de las personas atendidas solo para que el cliente pueda aplicar pruebas y cuestionarios, calificar resultados, gestionar sus procesos, agenda y pagos, y comunicarse con ellas, de acuerdo con las finalidades que el cliente haya informado a cada titular.

9. Autorización

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, por escrito, de manera digital o mediante conductas inequívocas, como aceptar el consentimiento en la plataforma o iniciar una conversación por nuestros canales. No se requiere autorización en los casos que señala el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o los datos de naturaleza pública.

GENIALISIS S.A.S. conserva prueba de las autorizaciones que recibe como responsable. El cliente debe conservar la de las personas atendidas.

10. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria;
• ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado;
• revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos;
• acceder de forma gratuita a sus datos personales.

11. Consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes, su representante o apoderado pueden presentar consultas y reclamos al correo contacto@psyncronia.com, indicando nombre, documento de identidad, datos de contacto, la descripción de la solicitud y los documentos que quiera hacer valer.

Consultas. Se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Aplican cuando el titular considera que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierte un incumplimiento de la ley. Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes, y si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, y se resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Si la solicitud se refiere a datos que un cliente registró en la plataforma, la trasladaremos a ese cliente como responsable, informaremos de ello al titular y apoyaremos la respuesta dentro de los plazos legales.

12. Área responsable

La Dirección de Operaciones y Tecnología de GENIALISIS S.A.S. es el área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares, a través de los canales indicados en la sección 1.

13. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas conexiones cifradas, acceso a la plataforma con usuario y permisos por rol, acceso restringido a las bases de datos solo para personal autorizado y copias de respaldo periódicas.

14. Proveedores y transferencias

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores de alojamiento, correo electrónico y mensajería, como WhatsApp de Meta, que actúan como encargados bajo acuerdos que les exigen proteger los datos. Algunos de ellos pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia, en cuyo caso la transmisión se realiza en los términos que permite la ley.

No vendemos, alquilamos ni compartimos datos personales con terceros para fines comerciales. Solo entregaremos información a autoridades cuando una norma o una orden lo exija.

15. WhatsApp

Cuando un cliente usa la integración con WhatsApp, o cuando una persona nos escribe a nuestro número, se tratan el número de teléfono, el nombre de contacto y el contenido de los mensajes, solo para la comunicación relacionada con el servicio. Los mensajes se guardan en la cuenta del cliente correspondiente y no se usan para publicidad. Quien inicia una conversación acepta este tratamiento.

16. Cookies

El sitio web psyncronia.com no usa cookies publicitarias ni herramientas de analítica de terceros. La plataforma usa únicamente el almacenamiento técnico necesario para mantener la sesión y las preferencias del usuario.

17. Conservación de los datos

Conservamos los datos mientras se mantenga la relación con el cliente y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales. Al terminar el servicio, los datos de las personas atendidas se devuelven o se eliminan según lo acordado con el cliente, salvo lo que la ley obligue a conservar.

18. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 14 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página y se informará a los clientes por la plataforma o por correo antes de aplicarse. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras GENIALISIS S.A.S. preste el servicio y durante el tiempo que exijan las normas aplicables.